Perubahan Organisasi Berencana

Berdasarkan penjelasan materi Konsepsi Perubahan Berencana, Strategi Perubahan Berencana, dan Proses Perubahan Berencana dapat dipahami beberapa hal berikut.

Mengutip pandangan (Pasmore, 1994:3) menyatakan bahwa Perubahan menjurus pada kita harus mengubah cara dalam mengerjakan atau berfikir tentang sesuatu yang dapat menjadi mahal dan sulit Perubahan sudah merupakan fenomena global yang tidak bisa dibendung. Kurt Lewin merupakan seorang ahli yang pertama mencetuskan istilah bahwa Perubahan terencana adalah bentuk perubahan yang disengaja digerakkan dan direncanakan organisasi dengan perubahan yang berlangsung tidak disengaja. Perubahan terencana merupakan perubahan rutin, berulang-ulang, dan diprediksi dan dikendalikan. Sehingga disimpulkan Perubahan terencana sebagai aktivitas perubahan yang direncanakan dan berorientasi pada tujuan. Perubahan tersebut berasal dari keputusan strategik untuk mengubah cara organisasi mengerjakan usahanya. Contohnya adalah perubahan produk atau jasa, perubahan ukuran dan struktur organisasi, dan sebagainya.

Berdasarkan hasil penelitian kepustakaan yang dilakukan oleh Margulies dan Raia diperoleh beberapa karakteristik dari perubahan, meliputi :

1. Perubahan berencana mencakup suatu keputusan yang penuh pertimbangan, bertujuan dan secara jelas dituangkan dalam suatu program yang dimaksudkan untuk memecahkan persoalan dan untuk mengadakan perubahan. Pandangan ini memberikan kata kunci: penuh pertimbangan dan bertujuan. Perubahan berencana harus mempunyai tujuan tertentu yang dirumuskan secara jelas.
2. Perubahan berencana merefleksikan suatu proses perubahan yang dapat diterapkan dalam berbagai macam langganan. Langganan tersebut berupa manusia, baik sebagai perorangan, kelompok, organisasi ataupun masyarakat.
3. Perubahan berencana pada umumnya selalu melibatkan penggunaan dari para ahli yang berasal dari luar. Perubahan berencana pada umumnya menggunakan teknik intervensi. Teknik intervensi tersebut dilakukan oleh seseorang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan teknologi tertentu sebagai alat dalam mengarahkan dan melaksanakan perubchan. Seseorang yang berperan sebagai agen pembaharu tersebut dapat berasal dari luar, atau dianggap sebagai orang luar.
4. Perubahan berencana pada umumnya mencakup suatu strategy kolaborasi dan usaha bersama antara agen pembaharu dengan penggunanya.
5. Perubahan berencana selalu berusaha untuk menggunakan pengetahuan dan data yang sehat dalam melakukan usaha perubahan. Perubahan berencana sesungguhnya merupakan suatu penerapan dari metoda ilmiah. Ia merupakan suatu usaha yang secara sadar menggunakan berbagai macam teori sebagai alat untuk menganalisa dan memperbaiki praktek sehari-hari atau untuk memecahkan persoalan-persoalan sosial.

Sehingga dipahami suatu perubahan berencana selalu memiliki ciri dalam terlibat secara langsung bagi para penggunanya untuk proses perubahan. Hal tersebut menunjukkan suatu perubahan berencana bukan sebagai program yang dipaksakan dari atas atau hanya  sekedar program yang dibuat oleh para ahli tanpa keinginan dan keterlibatan dari pihak yang akan terkena akibat dari perubahan itu, melainkan perubahan tersebut harus merupakan bentuk kolaborasi antara agen pembaharu dengan penggunanya. Agar mendorong perkembangan konsepsi perubahanberencana dan pelaksanaannya untuk menggunakan agen pembaharu yang diharapkan mempunyai keahlian dalam menggunakan teknik-teknik intervensi tertentu sesuai dengan informasi yang tersedia dan tujuan dari perubahan itu sendiri.

Menurut Olmosk, terdapat delapan strategi dasar yang dapat digunakan dalam melakukan usaha perubahan. Kedelapan strategi tersebut adalah:

1. Political Strategy. Strategi ini berkembang atas dasar pemahaman mengenai struktur kekuasaan yang terdapat dalam suatu sistem sosial, seperti: perseorangan, kelompok, organisasi dan masyarakat. Prinsip dasarnya adalah dengan mengetahui struktur kekuasaan yang terdapat dalam suatu organisasi, maka seorang agen pembaharu dapat mengadakan afiliasi dengan pusat kekuasaan sehingga ia dapat melakukan berbagai usaha untuk mengadakan perubahan. Perlu dipahami bahwa pengertian struktur kekuasaan tersebut bukanlah hanya struktur kekuasaan formal atau pemahaman akan adanya pimpinan resmi, tetapi juga pemahaman akan adanya kepemimpinan informal, yaitu kemungkinan adanya seseorang atau beberapa orang yang melakukan fungsi pimpinan walaupun secara resmi tidak mempunyai kewenangan tersebut.
2. Economic Strategy. strategi ini berkembang atas dasar asumsi bahwa bila seseorang memegang posisi pengaturan sumber-sumber ekonomis, seperti: anggaran, peralatan, pembiayaan dan sebagainya, maka orang tersebut memegang posisi kunci dalam suatu proses perubahan berencana. Dengan pemahaman tersebut, maka seorang agen pembaharu perlu mengadakan afiliasi dengan orang tersebut, sehingga dapat lebih memperlancar proses perubahan dalam suatu organisasi. Atau pemahaman tersebut dapat pula berarti bahwa suatu proses perubahan berencana harus dimulai dengan merubah orang yang memegang posisi pengaturan ekonomis tersebut.
3. Academic Strategy. Bahwa manusia pada dasarnya adalah rasional. Hal ini berarti bahwa setiap orang dapat berubah dan atau dapat mengadakan perubahan apabila kepadanya dapat disajikan data yang dapat diterima akan sehat. Sebaliknya setiap orang dapat menjadi agen pembaharu apabila orang itu mampu menyajikan argumentasinya secara rasional. Singkatnya bila anda ingin mengadakan perubahan dengan menggunakan strategi ini, maka yakinlah orang lain dengan data yang lengkap dan informasi yang rasional.
4. Engineering Strategy. Menurut strategi ini maka bila lingkungan seseorang berubah, maka perilaku orang tersebut juga akan berubah. Dengan perkataan lain bila anda ingin merubah perilaku seseorang, maka ubahlah lingkungan di mana orang tersebut hidup. Kalau anda mengharapkan anak buah anda untuk selalu memakai jas, maka dinginkanlah ruangan anda. Kalau anda ingin agar anak buah anda bekerja lebih giat, maka perbanyaklah pekerjaannya. Pada waktu sekarang strategi ini sudah banyak diragukan ketepatannya, mengingat manusia tidak selalu merespon rangsangan yang ia terima sebagaimana yang diharapkan oleh orang yang memberikan rangsangan.
5. Military Strategy. Bertumpu pada suatu asumsi bahwa perubahan dapat dilakukan dengan mempergunakan kekerasan atau paksaan. Paksaan tersebut dapat berupa paksaan phisik dan dapat pula berupa ancaman yang berisikan tuntutan agar seseorang atau sekelompok orang menuruti kemauan dari orang atau orang-orang yang mempunyai kekuasaan.
6. Confrontation Strategy. Mengacu asumsi yaitu bahwa bila seseorang dapat membangkitkan amarah banyak orang untuk melihat pada suatu pokok persoalan yang terjadi di sekeliling mereka, maka suatu perubahan akan terjadi.
7. Applied Behavioral Science Model. Para ahli menganggap bahwa model tersebut cukup kompleks, karena menuntut berbagai macam keahlian dan seni mempergunakan keahlian tersebut. Oleh sebab itu, mereka menyarankan agar dalam penggunaannya meminta bantuan dari para ahli ilmu-ilmu perilaku.
8. Fellowship Strategy. Mengacu pada suatu asumsi bahwa untuk dapat melakukan suatu perubahan, maka perlu dikembangkan prinsip kepengikutan. Prinsip ini dapat dilakukan melalui usaha pemberian contoh, pemberian bimbingan dan sebagainya. Penting juga diperhatikan bahwa dalam prinsip ini terkandung juga suatu asumsi bahwa bila seseorang mempunyai kemampuan mengadakan hubungan antara manusia dengan baik, maka orang tersebut tidak akan mengalami kesulitan dalam mengadakan perubahan.

Lippit, Watson dan Westley merincikan lebih lanjut mengenai Tahapan yang berlaku dalam Perubahan Berencana, sebagai berikut.

1. The development of a need for change. Tahapan ini diperlukan dan dapat digunakan oleh segala bentuk sistem sosial, seperti perseorangan, kelompok, organisasi ataupun masyarakat. Pada umumnya, dapat dilakukan apabila orang-orang yang ada dalam sistem itu mulai merasakan keperluannya untuk mencari agen pembaharu yang dapat membantu memecahkan persoalan tersebut. Bentuk bantuan dapat hanya berupa bantuan untuk mendiagnosa persoalannya, atau merancang usaha perubahannya dan dapat pula dalam pelaksanaan perubahan itu sendiri. Tetapi yang lebih penting adalah bahwa agen pembaharu hanyalah merupakan orang yang membantu terjadinya proses perubahan. Tanggung jawab terhadap terjadinya proses tersebut sesungguhnya berada pada tangan orang-orang yang berada dalam sistem itu sendiri.
2. The establishment of the change relationship. Dalam hal ini, pengguna dan agen pembaharu mulai mengembangkan hubungan kerja antar mereka. Dalam tahapan ini terjadi proses penjajagan mengenai sistem nilai yang dianut oleh kedua belah pihak. Juga terjadi proses saling uji mengenai metoda yang akan dipergunakan yang oleh kedua belah pihak dianggap tepat bagi terjadinya proses perubahan berencana sebagaimana yang diharapkan. Penggalian dari hasil pengamatan sementara dari agen pembaharu dan validitas hasil pengamatan tersebut, sebaiknya dapat dilakukan pada tahapan ini. Juga perlu dipersoalkan hal-hal yang berkaitan dengan tingkat keterlibatan dari kedua belah pihak.
3. Diagnosis of the client system’s problem(s). Dalam tahapan ini, kegiatan diagnosa dari persoalan atau persoalan yang dihadapi oleh sistem yang akan mengalami perubahan tersebut. Proses diagnosa ini harus dilakukan secara teliti dan cermat, karena akan sangat menentukan keberhasilan pelaksanaan tahap-tahap berikutnya dan malahan mungkin proses perubahan berencana itu secara keseluruhan. Untuk itu maka kedua belah pihak perlu melakukannya secara bersama, baik dalam arti menetapkan data yang diperlukan, cara pengumpulannya, maupun dalam menentukan data tambahan apa yang diperlukan.
4. Examining alternatives and goals of action. Tahapan ini dihasilkan diagnosa dirumuskan dalam bentuk kemungkinan tindakan. Strategi pelaksanaan mulai di tentukan, dan beberapa teknik intervensi mulai diteliti untuk dapat memilih teknik intervensi yang paling tepat. Dalam tahapan ini tekanan tetap diberikan pada aspek perencanaan yang sudah lebih dikaitkan dengan sumber-sumber dan waktu yang tersedia.
5. Action implementation. Terdapat beberapa teknik intervensi yang sudah dipilih mulai diterapkan. Karena dalam pelaksanaannya pengguna tetap harus terlibat secara aktif, maka sering kali para pengguna menganggap tahapan ini sebagai tahapan yang paling berat. Selain itu, hal-hal yang praktis seperti adanya keengganan untuk berubah dari berbagai unsur yang ada dalam sistem tersebut mulai menampak nyata. Lain daripada itu, tahapan ini sudah mulai langsung berhadapan dengan persoalan nyata
6. Generalization and stabilization of change. pada tahap ini adalah usaha untuk meyakinkan kedua belah pihak bahwa perubahan yang telah dilakukan memberikan hasil sebagaimana yang di harapkan. Hasil tersebut bersifat relatif tetap dan stabil. Perhatian tadi diperlukan karena pengalaman sering menunjukkan bahwa perubahan dan hasilnya tersebut akan menghilang kembali sesudah mengalami beberapa jangka waktu tertentu.
7. Terminating the change agent relationship and evaluation. Tahapan terakhir adalah mengambil inti dari proses kolaborasi yang telah dilakukan secara bersama-sama dengan agen pembaharu agar dapat mempertahankan sistem yang sekarang. Sehingga para pengguna tidak terlalu tergantung pada agen pembaharu yang ada di luar sistem itu. Dengan usaha tersebut diharapkan masing-masing sistem, atau organisasi dapat mengembangkan kemampuannya untuk mengadakan perubahan berencana.